ディスカッションと記録は同時にやろう

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おはようございます。Hiloyan(@HiloyanHiloker)です。

昨日はかなり強い台風24号がきましたが、大丈夫でしたでしょうか?

私は東京と神奈川の境目にある多摩川を挟んだ神奈川より(川崎市)のあたり住んでいます。22時を過ぎると風がだいぶ激しくなって、かなりの音がしていたせいもあって、なかなか寝付けなかったですね。朝になると電車は遅れていて、大分時間がかかってしまいました。

さて、今日から10月。下半期の始まりですね。私のところでもいろいろと人の異動などがあって、にぎやかになりました。

今日は、これから一緒に仕事をする後輩に、これからやる仕事の概要と当面の作業について説明することになりました。彼は事前には資料を渡したり概要について説明はしていましたが、今日から実際に仕事を始めてもらうために、作業内容などについて共有する必要があります。

ただ、漫然と説明をするだけでは、退屈な内容になってしまうというもの。まして、口頭だけで説明をすると何も残らず後で何の話だったかが分からなくなります。一方、十分な説明資料を用意することが出来ればいいのですが、そもそも時間も限られています。

そこで、今回はPCの画面に話の内容を書きながら一緒に考える事にしました。

こんなものを使ってやってみました

今回は当社の会議室にあるものを使って進めることにしました。

  • パソコン
  • ディスプレイ(プロジェクタや、普通のディスプレイを全員で共有してみる事でも構いません)
  • Mindmapツール(今回はfreemindを使いましたが、皆さんお好きなものを)

このような環境がなくても、ホワイトボードや付箋を使っても同じようにできると思います。経験的には付箋を使うと人ごとに並行して手が動かせるので、テンポよくすすむような気がします。私のいる会社がIT企業で、パソコンを使うのが当たり前になっていること、保存して配付するには便利であることからこのようにしました。

進め方はとても簡単

評価可能な目的を決める

ミーティングを始めたら、最初に打ち合わせの目的を決めます。例えば、「忘年会を開くので、日程、場所、予算、対象者、当日の内容を決めること」のようにします。目的は方向性のような漠然としたものではなく、後で達成が判断できる(評価可能である。)ことが望ましいです。達成すべきことがなされないミーティングは、結局あとで「何だけっけ?」という話になって、後でまた似たような話をすることになります。
目的を設定したら、画面上に大きく書いておきましょう。

議題を設定する

打ち合わせの目的が決まったら、その目的を実現するために必要な課題を元に、議題を設定します。今回の場合は、「日程」、「場所」、「予算」、「対象者」、「当日の内容」になりますね。この時、優先的に決めることを識別しておく必要があります。忘年会の場合は、「対象者」がそれに該当します。なぜかというと、対象者がその他の項目を支配しているからです。

具体的に言うと、対象者を決めないとお店を選ぶにも、方向性が決められなかったり、日程も誰と調整するかがわからなかったりするということです。例えば部門の人を呼ぼうとしたのに、その日が仕事のピークなので、誰も集まれないなんてことになると意味がなくなりますね。
議題についても、画面に書いておきます。

検討をする

いよいよ議題が決まったら、話を始めます。mindmapを使う場合は、議題の子のツリーとして書くようにしています。私がやるときはあまり正しいMindmapよりも、文章として意味が通るように書くことにしています。その方が参加者にも伝わりやすく、議論がかっせいかするように思います。
また、議論で出てきた内容はどんどんツリーに書いていきます。
書くことによって、話がポンポンと走り始めないので、取り残される参加者がいなくなることが期待できます。また、発言者は目の前に出ている内容を見ながら、言ってることと周りに伝わっていることがあっているのかを判断することができます。また、mindmapにまとめる行為自体が、課題を構造化しているので、理解しやすくなるように感じています。mindmapは、ツリーの内側~外側へ行くにつれて抽象度が変わるので、短時間で概要を読み取ることのできる優れた表現方法だからと思います。

結論をまとめる

ある程度議論がまとまってきたら、導かれた結論を記載します。もし長引くことが予想され、1回で打ち合わせが終わらないことが予想される場合は、あらかじめ長引いて結論を得なかった場合の検討の進め方、あるいは意思決定方法を決めておきます。
前者の例としては、途中でも決定事項とアクションをまとめて持ち帰り、次回の打ち合わせで続きをやるなどのように、今後の進め方を決めるというもの。
後者の例としては、議論を一部始終見ていた○○部長に一任し、決定してもらう等のように決め方を決めてしまうというものです。
こういった結論の導き方は、先に決めておかないと後からとってつけたように見えてしまうので、先に決めておく方が無難です。

アクション事項の整理

新たなツリーを作り、決定事項と担当、期限を整理しておきます。
議論のツリーの中に紛れ込ませると、漏れが出てしまうので、議論の確認をかねて最後に整理するのがいいと思います。

こんな感じでやっていくと、ディスカッションと記録が同時に行えて、終わった瞬間にみんなで確認が取れるようになったと感じています。

いつもとは違う感じになりましたが・・・

いつもは、テクニカルな話や、身の回りのことなどを書くことが多かったのですが、こういったことも自分のためにも少しづつ、書いていきたいと思います。
ちなみに、後輩とやった感想を聞くと、「やることが文字の形ではっきりしているので、わかりやすくなって。短時間にかなりのボリュームの検討ができた。集中力が必要だったので、だいぶ疲れた。」とのことでした。

いつもBlog書くネタがないなぁって思っていたのですが、たまにはこういうことも書いてみようかと思い、挑戦してみました。これからは、あまり書いたことのない記事についても、いろいろ書いてみたいと思います。

では。

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